PRIVACY POLICY

1. Kepatuhan terhadap Peraturan Perundang-undangan

Kami mematuhi Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Jepang, Undang-Undang Keamanan Ketenagakerjaan, Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi, Undang-Undang tentang Penggunaan Nomor untuk Mengidentifikasi Individu Tertentu dalam Prosedur Administratif (Undang-Undang My Number), peraturan perundang-undangan terkait lainnya, serta pedoman yang ditetapkan oleh pemerintah.

2. Perolehan dan Penggunaan yang Tepat

Kami menetapkan tujuan penggunaan informasi pribadi sejelas mungkin dan memperoleh serta menggunakannya melalui cara yang sah dan adil hanya dalam lingkup yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Kami tidak menangani informasi pribadi di luar lingkup tujuan penggunaan tanpa persetujuan dari individu yang bersangkutan.

3. Pengelolaan Keamanan

Kami menerapkan langkah-langkah pengamanan secara organisasi, personel, fisik, dan teknis untuk mencegah kebocoran, kehilangan, kerusakan, dan akses tidak sah terhadap informasi pribadi, serta secara berkelanjutan meninjau langkah-langkah tersebut sesuai dengan kondisi usaha dan perkembangan teknologi.

4. Penyediaan kepada Pihak Ketiga dan Transfer ke Luar Negeri

Kecuali jika diperbolehkan oleh hukum, kami tidak memberikan informasi pribadi kepada pihak ketiga tanpa persetujuan individu yang bersangkutan. Apabila informasi pribadi diberikan kepada pihak ketiga yang berada di luar Jepang, kami akan memberikan informasi yang diwajibkan oleh hukum dan memperoleh persetujuan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

5. Penanganan Keluhan dan Konsultasi

Kami menanggapi dengan sungguh-sungguh dan segera permintaan pengungkapan dan permintaan lainnya, keluhan, serta konsultasi mengenai penanganan informasi pribadi.

6. Perbaikan Berkelanjutan

Kami secara berkala meninjau dan terus memperbaiki kebijakan ini serta peraturan internal kami dengan mempertimbangkan perubahan peraturan perundang-undangan, tuntutan masyarakat, dan lingkungan usaha.

1. Informasi Perusahaan

2. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk seluruh informasi pribadi yang diperoleh Perusahaan melalui kegiatan usaha dan situs web Perusahaan (https://bjninternational.com, selanjutnya disebut “Situs”). Penanganan informasi pribadi pada situs eksternal yang ditautkan dari Situs merupakan tanggung jawab masing-masing pengelola situs tersebut.

Versi bahasa Jepang dari kebijakan ini merupakan versi resmi. Apabila terdapat perbedaan antara versi bahasa Jepang dan terjemahan dalam bahasa Inggris atau bahasa lainnya, versi bahasa Jepang yang berlaku.

3. Informasi Pribadi yang Kami Peroleh

(1) Pihak yang Menghubungi Kami

Nama, nama perusahaan, departemen, jabatan, nomor telepon, alamat email, dan isi pertanyaan.

(2) Pencari Kerja dan Kandidat

Termasuk orang yang ingin bekerja di Jepang dengan status izin tinggal Pekerja Berketerampilan Khusus, Engineer/Specialist in Humanities/International Services, atau status izin tinggal lainnya, serta mahasiswa asing dan lulusan yang berada di Jepang.

• Nama, tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan foto
• Nomor paspor, nomor kartu izin tinggal, status izin tinggal, masa tinggal, dan informasi lain yang diperlukan untuk prosedur imigrasi
• Riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, kualifikasi, kemampuan bahasa Jepang, dan hasil ujian keterampilan
• Pekerjaan dan lokasi kerja yang diinginkan, kondisi kerja yang diinginkan, serta informasi kesehatan yang diperlukan berdasarkan hukum
• Susunan keluarga, kontak darurat, dan informasi mengenai lembaga pengirim
• Catatan wawancara dan evaluasi oleh staf Perusahaan

(3) Perusahaan Perekrut dan Mitra Bisnis

Nama, departemen, jabatan, nomor telepon, alamat email, informasi lowongan, kontrak, dan penagihan.

(4) Calon Pelajar Internasional dan Wali

Nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, alamat, informasi kontak, pendidikan, kemampuan bahasa Jepang, informasi pembiayaan, serta informasi wali.

(5) Pelamar Kerja, Pejabat, dan Karyawan

Nama, alamat, informasi kontak, pendidikan, riwayat pekerjaan, gaji, asuransi sosial, My Number, dan informasi lain untuk pengelolaan personalia.

(6) Pengguna Situs

Alamat IP, jenis browser, halaman yang dilihat, waktu akses, sumber rujukan, Cookie, dan pengenal lainnya.

Informasi Pribadi Sensitif

Perusahaan hanya memperoleh informasi kesehatan dan informasi pribadi sensitif lainnya apabila benar-benar diperlukan berdasarkan hukum atau kegiatan usaha dan setelah memperoleh persetujuan individu terlebih dahulu.

4. Cara Memperoleh Informasi

1. Secara langsung dari individu melalui dokumen, formulir Situs, email, telepon, pertemuan, wawancara daring, aplikasi pesan, dan sebagainya.
2. Dari lembaga pengirim, mitra luar negeri, lembaga pendidikan, pihak yang memperkenalkan, atau perusahaan perekrut dengan persetujuan individu.
3. Dari informasi yang dipublikasikan oleh individu, seperti profil atau CV.
4. Secara otomatis melalui Cookie dan teknologi lainnya saat menggunakan Situs.

Penanganan Berdasarkan Undang-Undang Keamanan Ketenagakerjaan

Perusahaan memperoleh informasi pribadi pencari kerja hanya dalam lingkup yang diperlukan untuk usaha penempatan kerja. Informasi mengenai ras, etnis, status sosial, asal-usul keluarga, domisili terdaftar, tempat lahir, pemikiran dan keyakinan, serta keanggotaan serikat pekerja tidak akan diperoleh kecuali terdapat kebutuhan khusus dan tujuan pengumpulan telah dijelaskan. Informasi kewarganegaraan dan status izin tinggal hanya diperoleh sejauh diperlukan untuk prosedur izin tinggal dan memastikan kelayakan bekerja.

5. Tujuan Penggunaan

Kecuali jika diperbolehkan oleh hukum, Perusahaan tidak menggunakan informasi pribadi di luar lingkup tujuan penggunaan tanpa persetujuan individu.

6. Penyediaan kepada Pihak Ketiga

Perusahaan tidak memberikan informasi pribadi kepada pihak ketiga tanpa persetujuan sebelumnya, kecuali:

1. Berdasarkan ketentuan hukum.
2. Untuk melindungi nyawa, tubuh, atau harta benda dan sulit memperoleh persetujuan.
3. Untuk kepentingan kesehatan masyarakat atau perkembangan anak dan sulit memperoleh persetujuan.
4. Untuk bekerja sama dengan instansi pemerintah dalam pelaksanaan tugas berdasarkan hukum.

7. Penyediaan kepada Pihak Ketiga di Luar Jepang

Perusahaan dapat memberikan data pribadi kepada lembaga pengirim, mitra luar negeri, dan keluarga individu di Nepal, India, atau negara lainnya. Server layanan cloud juga dapat berada di Amerika Serikat atau negara lain.

1. Persetujuan individu diperoleh terlebih dahulu setelah informasi yang diwajibkan oleh hukum diberikan.
2. Penerima memiliki sistem yang memenuhi standar Komisi Perlindungan Informasi Pribadi Jepang.
3. Penerima berada di negara yang diakui memiliki tingkat perlindungan setara dengan Jepang.

8. Pengalihdayaan

• Penyedia layanan cloud, email, dan penyimpanan data
• Penyedia penerjemahan dan interpretasi
• Gyoseishoshi untuk pengajuan izin tinggal
• Profesional akuntansi, perpajakan, dan ketenagakerjaan
• Penyedia pembuatan dan pemeliharaan situs web

Perusahaan memilih pihak yang mampu menangani informasi pribadi secara tepat, membuat perjanjian kerahasiaan, dan melakukan pengawasan yang diperlukan.

9. Langkah-Langkah Pengamanan

Kebijakan Dasar

Perusahaan telah menetapkan dan mempublikasikan Kebijakan Perlindungan Informasi Pribadi pada Bagian 1.

Aturan Internal

Peraturan internal menetapkan metode penanganan dan penanggung jawab pada setiap tahap pengelolaan informasi pribadi.

Pengamanan Organisasi

Penanggung Jawab Perlindungan Informasi Pribadi ditunjuk dan sistem pemantauan serta pelaporan insiden diterapkan.

Pengamanan Personel

Pejabat dan karyawan menerima pendidikan berkala dan memiliki kewajiban menjaga kerahasiaan.

Pengamanan Fisik

Akses dikendalikan, dokumen dan media disimpan dengan aman, serta pemusnahan dilakukan agar data tidak dapat dipulihkan.

Pengamanan Teknis

Hak akses dibatasi, autentikasi multifaktor digunakan, informasi penting dienkripsi, dan sistem keamanan serta catatan akses diterapkan.

Lingkungan Eksternal

Perusahaan memahami sistem perlindungan informasi pribadi negara tempat data diberikan atau disimpan dan menerapkan langkah pengamanan yang sesuai.

10. Masa Penyimpanan

Perusahaan menyimpan informasi pribadi hanya selama periode yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan dan selama periode yang diwajibkan oleh hukum. Setelah itu, informasi akan segera dihapus atau dimusnahkan.

11. Permintaan Pengungkapan Data Pribadi

Individu atau perwakilannya dapat meminta pemberitahuan tujuan penggunaan, pengungkapan, koreksi, penambahan atau penghapusan, penghentian penggunaan, penghapusan data, penghentian penyediaan kepada pihak ketiga, dan pengungkapan catatan penyediaan kepada pihak ketiga.

(1) Cara Mengajukan Permintaan

Silakan hubungi bagian pada Pasal 18 melalui surat atau email dan kirimkan formulir serta dokumen identifikasi yang diperlukan.

(2) Verifikasi Identitas

• Surat izin mengemudi, paspor, kartu My Number (sisi depan), kartu izin tinggal, sertifikat penduduk tetap khusus, atau identitas resmi berfoto lainnya.

(3) Biaya

Untuk pemberitahuan tujuan penggunaan atau pengungkapan dikenakan biaya 【1.000 yen】 per permintaan. Permintaan lainnya tidak dikenakan biaya.

(4) Jawaban

Setelah verifikasi identitas selesai, Perusahaan akan memberikan jawaban tanpa penundaan melalui dokumen tertulis atau metode elektronik.

(5) Keadaan di Mana Permintaan Tidak Dapat Dipenuhi

• Apabila terdapat risiko merugikan hak atau kepentingan individu atau pihak ketiga.
• Apabila dapat mengganggu secara signifikan pelaksanaan usaha Perusahaan.
• Apabila pemenuhan permintaan melanggar hukum.
• Apabila identitas tidak dapat diverifikasi.

12. Penanganan Kebocoran Data dan Insiden Lainnya

Apabila terjadi kebocoran, kehilangan, kerusakan, atau insiden keamanan lainnya, Perusahaan segera mengambil langkah untuk mencegah meluasnya kerugian dan, sesuai hukum, melaporkannya kepada Komisi Perlindungan Informasi Pribadi Jepang serta memberitahukan individu yang terdampak.

13. Cookie dan Alat Analisis Akses

Situs menggunakan Cookie dan teknologi serupa untuk meningkatkan kenyamanan, menganalisis penggunaan, dan mengukur efektivitas iklan.

(1) Tentang Cookie

Cookie adalah file kecil yang disimpan pada browser dan tidak dengan sendirinya berisi nama atau alamat email.

(2) Informasi yang Dikirim ke Pihak Eksternal

Informasi tentang cara Google menggunakan informasi dari situs atau aplikasi yang menggunakan layanannya

14. Informasi Pribadi Anak di Bawah Umur

Apabila memperoleh informasi pribadi dari seseorang yang berusia di bawah 18 tahun, Perusahaan terlebih dahulu memperoleh persetujuan orang tua atau wali.

15. Organisasi Perlindungan Informasi Pribadi Terakreditasi

Perusahaan tidak menjadi anggota organisasi perlindungan informasi pribadi terakreditasi mana pun.

16. Penanganan Nomor Individu (My Number)

Nomor Individu hanya diperoleh dan digunakan untuk keperluan pemotongan pajak, asuransi sosial, dan asuransi ketenagakerjaan yang ditentukan oleh hukum, dan dimusnahkan setelah berakhirnya masa penyimpanan yang diwajibkan.

17. Perubahan Kebijakan Ini

Perusahaan dapat mengubah kebijakan ini apabila diperlukan karena perubahan hukum, kegiatan usaha, atau keadaan lainnya. Kebijakan yang telah diubah berlaku sejak dipublikasikan pada Situs.

18. Kontak untuk Pertanyaan Mengenai Informasi Pribadi